Cover

7 Cách Để Bạn Làm Việc Thông Minh Hơn

Đăng bởi: SUFO TEAM - Vào lúc: 10:31 10/10/2016

Sự nỗ lực rất quan trọng, nhưng biết trường hợp nào để nỗ lực sẽ tạo nên sự khác biệt.

Hãy làm quen với cách bạn dành thời gian trong một ngày! Hãy phát triển các thói quen có thể giúp bạn nhận ra điều gì quan trọng và điều gì không! Với tính kỷ luật, lập kế hoạch và tổ chức, cuối cùng bạn sẽ thấy mình làm việc hiệu quả hơn mà không làm lãng phí thời gian.

1. Nghỉ giải lao

Điều này nghe có vẻ khác thường, nhưng nghỉ giải lao thường xuyên trong ngày làm việc của bạn thực sự làm tăng năng suất lao động của bạn. Điều đó cũng tốt hơn cho sức khỏe của bạn. Cho dù bạn làm việc như một người làm việc tự do hoặc làm trong môi trường công sở, rời khỏi chiếc bàn của bạn trong một lát sẽ làm giảm đi sự mệt mỏi của đôi mắt và tuần hoàn máu lưu thông ở chân.

Nghiên cứu đã chỉ ra rằng chỉ cần 5 phút rời khỏi bàn làm việc cũng đủ thời gian để làm mới sự tập trung của bạn.

Khi buổi chiều buông xuống, bạn nên nghỉ ngơi. Để có nhiều năng lượng hơn vào buổi chiều, hãy bỏ qua cà phê và kết hợp những đồ ăn nhẹ như quả việt quất và quả óc chó. Các chất béo và chất chống oxy hóa lành mạnh sẽ cung cấp cho bộ não đang mệt mỏi của bạn năng lượng và sự tập trung cần thiết.

2. Thực hiện các thói quen như một phần cuộc sống của bạn

Bạn có thể tin hoặc không, nhưng hầu hết những gì chúng ta làm hàng ngày thực sự là theo thói quen. Vì vậy nếu bạn có thể gia tăng những thói quen lành mạnh, thì bạn có thể đạt được thành công với ít nỗ lực và đau đớn hơn. Nếu chúng ta từng làm những việc tương tự tại thời điểm giống nhau, ở địa điểm giống nhau, thì môi trường và bản thân thói quen có thể cần thiết cho chúng ta và khiến chúng ta trở nên hiệu quả hơn những gì chúng ta muốn làm.

Hãy bắt đầu một ngày nghỉ của bạn bằng việc áp dụng một thói quen buổi sáng trong suốt tuần làm việc của bạn. Kết hợp các ý tưởng như những tờ giấy buổi sáng, thiền, và tập thể dục vào sáng sớm để cải thiện độ tập trung của bạn. Những thói quen buổi sáng tuyệt vời nhất bắt đầu từ đêm hôm trước bằng cách chuẩn bị cho cả ngày.

Kết thúc mỗi ngày làm việc cũng theo cách tương tự. Hãy ngừng các hoạt động văn phòng của bạn. Dọn dẹp bàn làm việc của bạn gọn gang để bạn có thể bắt đầu mỗi buổi sáng sảng khoái hơn. Cho dù bạn làm việc ở nhà hay văn phòng, hãy chọn một thời điểm để bắt đầu một thói quen mà đó là thời điểm kết thúc ngày làm việc của bạn.

3. Thông báo “Đừng làm phiền”

Phần tốt nhất và tồi tệ nhất khi làm việc là bạn làm việc tại nhà. Những người sống chung với bạn có thể đến một lát và bước ra văn phòng của bạn trong giờ làm việc “chỉ để tán gẫu” hoặc thảo luận về những điều nhỏ nhặt. Hãy nói rõ rằng giữa những giờ nhất định, bạn không muốn bị quấy rầy trừ khi đó là một trường hợp khẩn cấp. Hãy bảo vệ thời gian của bạn!

Khi làm việc tại văn phòng, nguyên tắc tương tự có thể cũng được sử dụng. Hãy thông báo cho những đồng nghiệp của bạn biết rằng bạn không muốn bị làm phiền!

4. Kiểm tra email và mạng xã hội vào những thời điểm nhất định

Thật dễ dàng để kiểm tra email và mạng xã hội vài lần mỗi ngày. Vấn đề là điều này nhanh chóng làm hỏng sự tập trung của bạn. Phải mất gần 25 phút để tập trung trở lại nếu bạn bị phân tâm. Hãy tắt các thông báo email và kiên trì với thời gian kiểm tra email – một lần vào buổi sáng và một lần vào buổi tối. Hãy làm điều tương tự với các phương tiện truyền thông xã hội. Mọi thứ vẫn ở đó khi bạn đã sẵn sàng cho nó.

5. Lập danh sách công việc phải làm với 3 điều ưu tiên

Lên kế hoạch trước cho ngày của bạn là điều phải làm nếu bạn muốn mọi việc được hoàn thành. Nhưng thay vì lập một danh sách công việc phải làm dài dòng, hãy lên một danh sách gồm ba điều quan trọng nhất bạn cần hoàn thành. Bằng cách giới hạn danh sách của bạn chỉ gồm ba ưu tiên, danh sách trở nên dễ quản lý hơn và không bị quá tải.

6. Phát triển hệ thống quản lý thời gian

Filofax, Erin Condren và Franklin Covey là những nhà lập kế hoạch với bút và giấy nổi tiếng. Có những điều cần phải viết ra giấy. Thậm chí có bằng chứng đã cho thấy rằng viết tay có thể làm tăng trí nhớ. Hơn nữa, trang trí những trang giấy này có thể truyền cảm hứng tới bạn.

Nếu bạn không tự viết, có những ứng dụng và trang web như Trello có thể giúp bạn. Bảng và thẻ có thể được chia nhỏ, dán nhãn với những tab màu và trên mỗi thẻ có thể bổ sung thêm các chi tiết. Các khả năng là vô tận.

7. Tổ chức không gian làm việc của bạn

Hãy thường xuyên nỗ lực để sắp xếp những thư mục trên màn hình máy tính hoặc dịch vụ cloud-based. Đây là sự tiết kiệm thời gian rất lớn. Hãy dùng các nhãn trong Gmail hoặc thư mục trong Outlook cho tất cả các email của bạn. Hãy làm mọi thứ thật sạch sẽ và gọn gàng! Hãy học cách sử dụng phím tắt thay vì dựa vào con chuột của bạn.

Cùng với việc giữ cho không gian làm việc trực tuyến của bạn được tổ chức gọn gàng, bạn cũng nên giữ cho văn phòng của bạn sạch sẽ. Có một khoảng thời gian được định rõ (ví dụ buổi chiều thứ Sáu) để loại bỏ những giấy tờ cũ. File chứng từ và hóa đơn trong tủ đựng hồ sơ hoặc một hộp lưu trữ di động. Không gian làm việc gọn gàng sẽ cải thiện sự tập trung.

Để làm việc thông minh hơn, vấn đề không chỉ là có thái độ tập trung và tiếp cận các ứng dụng và phần mềm mới nhất. Biết về các giới hạn và điều gây xao lãng của bạn, sử dụng điều đó để phát triển một hệ thống hiệu quả nhất cho bạn. Hãy khiến bản thân mình có trách nhiệm! Bạn sẽ đạt được nhiều hơn mà không phải hy sinh tất cả thời gian của mình.


SUFO TEAM biên dịch